Praksismanager

En lægeklinik skal både tage sig af patienter og fungere som arbejdsplads. Tider skal planlægges, personale skal have overblik, fakturaer og aftaler skal håndteres, og ændringer skal kommunikeres. Praktiserende Lægers Organisation beskriver praksismanageren som en medarbejder, der kan overtage administrative og ledelsesmæssige opgaver, som ellers ligger hos klinikejerne. Det frigør tid, men kun hvis opgaver, beslutningsret og ansvar er klart aftalt.

En praksismanager kan være den, der selv udfører en administrativ opgave, eller den, der sikrer, at en kollega eller ekstern samarbejdspartner gør det tilfredsstillende. Den forskel er vigtig. At koordinere løn, regnskab eller kontrakter betyder ikke nødvendigvis, at man har mandat til selv at ændre vilkår. En erfaren praksismanager ved, hvilke beslutninger der skal forelægges ejerlægerne, og hvilke hverdagsopgaver der kan løses selvstændigt.

Arbejdsplaner er et konkret eksempel. Når en medarbejder bliver syg, skal klinikken stadig håndtere patienter og telefoner på en forsvarlig måde. PLO nævner arbejds- og ferieplaner samt overblik over sygdom, ferie og kurser som mulige praksismanageropgaver. Erfaring hjælper med at se både den umiddelbare bemanding og konsekvenserne for resten af ugen. En plan er god, når den er forståelig for medarbejderne og kan tilpasses uden at skabe skjulte overarbejdsproblemer.

Kvalitetsudvikling kræver også organisering. Nye rutiner skal forklares, prøves af og følges op. Praksismanageren kan hjælpe med at samle beslutninger, holde styr på aftaler og sikre, at relevante personer får undervisning. PLO nævner kvalitetsudvikling og faglig udvikling som mulige områder. Det betyder ikke, at praksismanageren skal afgøre lægefaglige spørgsmål. Den kliniske vurdering ligger hos de autoriserede fagpersoner, mens manageren kan støtte processen omkring dem.

Et godt samarbejde i klinikken er mere end en venlig tone. Medarbejdere skal vide, hvem der fordeler opgaver, hvordan uenighed håndteres, og hvor de går hen med praktiske problemer. PLO beskriver, at praksismanageren kan indgå i en mellemlederfunktion og sikre gennemførelse af ledelsens beslutninger. Erfaring er værdifuld, når den bruges til at gøre roller og forventninger tydelige, uden at medarbejderen kommer til at stå mellem uklare instrukser fra flere ejere.

Økonomi og personaleadministration kan fylde meget. PLO nævner eksempelvis dagligt regnskab, refusioner, kontrakter, løn og kontakt med eksterne samarbejdspartnere. Sådanne opgaver kræver præcision og fortrolighed. Praksismanageren bør følge klinikkens procedurer og hente specialiseret rådgivning, når det er nødvendigt. En erfaring fra en anden branche kan være nyttig, men sundhedssektorens aftaler og arbejdsgange skal læres konkret.

Klinikken behandler følsomme oplysninger. Administrative systemer og kalenderarbejde kan derfor have betydning for patienternes privatliv, selv når manageren ikke udfører behandling. Adgang bør begrænses til det, der er nødvendigt for opgaven, og problemer med data eller systemer skal håndteres gennem klinikkens gældende sikkerhedsprocedurer. En erfaren medarbejder arbejder ikke rundt om systemet med private lister, bare fordi det virker hurtigere i øjeblikket.

Der er ikke én fast uddannelsesvej til jobbet. En baggrund i administration, sundhedsadministration, klinikdrift eller personaleledelse kan være relevant. PLO oplyser, at der findes et kursusforløb for praksismanagere, og lægernes organisationsmateriale fremhæver brugen af konkrete funktionsbeskrivelser. Den rette baggrund afhænger derfor af, om klinikken især søger en erfaren administrator, en personaleansvarlig eller en medarbejder med forståelse for almen praksis.

Ved lønsammenligning bør man undersøge, om rollen omfatter personaleansvar, budget, regnskab, vagtplaner og selvstændige beslutninger. Pension, arbejdstid og eventuelle overenskomstvilkår skal også med. Danmarks Statistiks chefsekretærgruppe er kun en bred administrativ reference og ikke et målt gennemsnit for praksismanagere. Erfaring gør forskel, når den skaber ro, tydelige arbejdsgange og et bedre grundlag for, at klinikkens fagpersoner kan koncentrere sig om patienterne.