Lead auditor

En audit begynder længe før det første interview. Den ledende auditor skal afklare formål, omfang, kriterier og tidsplan. Det gør en forskel, om der er tale om en intern audit, en leverandøraudit eller en ekstern certificeringsaudit. Kravgrundlaget kan omfatte en standard, lovkrav, kundekrav og organisationens egne procedurer. ISO 19011 beskriver både styring af et samlet auditprogram og gennemførelse af den enkelte audit. En erfaren lead auditor kan afgrænse arbejdet, så tiden bruges på de processer og risici, der er væsentlige, uden at centrale forhold overses.

Ledelsen af auditteamet er et særskilt ansvar. Opgaver kan fordeles mellem auditorer med forskellige faglige kompetencer, og teamet skal arbejde efter samme kriterier. Hvis en virksomhed fremstiller tekniske produkter, kan der være behov for specialister, som forstår produktionen. Ved en miljøaudit kan andre fagområder være vigtige. Lead auditoren behøver ikke vide alt selv, men skal kunne sikre, at teamets samlede kompetencer passer til opgaven. Erfaring hjælper med at opdage et hul i kompetencerne tidligt, inden en konklusion bygger på utilstrækkelig forståelse.

Under selve auditten skal udsagn holdes op mod dokumentation og observeret praksis. En procedure kan se overbevisende ud på papir, men være vanskelig at følge i dagligdagen. Omvendt kan en medarbejder udføre arbejdet fornuftigt uden at kunne vise den dokumentation, som systemet kræver. ISO 19011 fremhæver en evidensbaseret tilgang. Det betyder, at auditoren må skelne mellem det, der er set eller kontrolleret, og det, der kun er antaget. En erfaren auditor stiller åbne spørgsmål, undersøger eksempler og holder styr på, hvilke fund der faktisk kan underbygges.

Uafhængighed og fortrolighed er også centrale principper. Den, der undersøger en proces, må ikke lade personlige relationer eller ønsket om et bestemt resultat styre konklusionen. Samtidig kan auditoren få adgang til følsomme oplysninger om kunder, medarbejdere eller forretningsgange. ISO 19011 fremhæver både uafhængighed og fortrolighed som principper for audit. I praksis kræver det omtanke omkring interview, notater, deling af dokumenter og rapportens ordvalg. Erfaring gør det lettere at stille kritiske spørgsmål respektfuldt og bevare en professionel relation, også når et fund er alvorligt.

Et godt auditfund er konkret. Det bør vise, hvilket krav der er relevant, hvilken evidens der er fundet, og hvorfor der kan være en afvigelse. Uklare udsagn som at en afdeling ikke arbejder systematisk er vanskelige at handle på. En bedre beskrivelse kan knytte en bestemt hændelse eller registrering til et bestemt krav. Lead auditoren skal også sikre, at teamet bruger samme tærskel for fund. Erfaring betyder ikke, at man leder efter flest mulige fejl; det betyder, at man kan prioritere væsentlige forhold og undgå at forveksle en personlig præference med et egentligt krav.

Rapporteringen skal være forståelig for dem, der skal handle. Dansk Standard fremhæver formidling af auditresultater ud fra en forretningsrelevant vinkel. Det indebærer, at konklusioner ikke blot bliver en liste over detaljer, men hjælper ledelsen med at se mønstre, risici og muligheder for forbedring. Lead auditoren skal samtidig være omhyggelig med grænsen mellem at konstatere et forhold og at overtage ansvaret for løsningen. Ved ekstern audit kan kravene til denne rollefordeling være særligt vigtige. Organisationen, der bliver auditeret, ejer selv sine korrigerende handlinger.

Opfølgning er en del af kvaliteten i auditprogrammet. Hvis en afvigelse konstateres, skal organisationen typisk undersøge årsag, beslutte handlinger og kontrollere, om de virker. Den ledende auditor kan være med til at vurdere, om den fremlagte dokumentation viser reel forbedring. En hurtig rettelse i ét dokument er ikke nødvendigvis en løsning på et tilbagevendende procesproblem. Erfaring fra tidligere audits kan hjælpe med at se gentagelser, men hver vurdering skal hvile på det aktuelle grundlag. Det er også vigtigt at kunne erkende, når et tidligere auditfokus ikke længere er den vigtigste risiko.

En lead auditor kan have baggrund i kvalitet, miljø, arbejdsmiljø, teknik eller organisationsudvikling. Dansk Standard tilbyder et særskilt kursus til rollen, men et kursus alene er ikke det samme som bred auditkompetence eller en bestemt certificering. Den relevante erfaring afhænger af standard, branche og audittypen. Lønniveauet varierer tilsvarende mellem interne ansatte, eksterne auditorer og selvstændige konsulenter. Sidens statistik er kun en bred organisatorisk reference, ikke en måling af disse grupper. Kvartilerne skal ikke læses som anciennitetstrin, og en konkret sammenligning bør omfatte ansvarsområde, rejseaktivitet, arbejdstid, pension og eventuel fakturering som selvstændig.